ท่านผู้อ่านที่เพิ่งจะได้รับตำแหน่ง บางท่านอาจจะรู้สึกไม่แน่ใจในการเป็นหัวหน้า เพราะไม่รู้ว่าเราต้องวางตัวอย่างไร ต้องทำอะไรมากหรือน้อยแค่ไหน หรือต้องรับมือกับความคาดหวังของคนรอบข้างอย่างไร ดังนั้นการเป็นเจ้านายมือใหม่จึงเป็นเรื่องที่อาจจะทำให้เราเกิดความรู้สึกวิตกกังวลและนำไปสู่ความเครียดได้ในที่สุด
การเป็นหัวหน้าในสมัยก่อนนั้น มักจะต้องมาควบคู่กับอำนาจบารมี รวมไปถึงการใช้พระเดชและพระคุณ แต่ในสมัยนี้จะมีความแตกต่างกันไป เพราะคนที่จะเป็นหัวหน้านั้นจะต้องมีความรู้ในเรื่องที่รับผิดชอบ มีคุณธรรมหรือจรรยาบรรณวิชาชีพ ปฏิบัติงานอย่างโปร่งใส มีความเป็นผู้นำในเรื่องต่าง ๆ รวมไปถึงการมีวิสัยทัศน์ที่กว้างไกลในการทำงาน เนื่องจากในปัจจุบันโลกของเราอยู่ในลักษณะที่เรียกว่าเป็นสังคมแห่งข้อมูลข่าวสาร ในการทำงานด้านต่าง ๆ จึงมีการแข่งขันกันสูงมาก หากหัวหน้าหรือที่เรียกว่าเจ้านายขาดทักษะต่าง ๆ ที่กล่าวมา ย่อมจะทำให้ไม่สามารถทำงานได้สำเร็จ และในที่สุดก็จะไม่ได้รับการยอมรับนับถือจากลูกน้องหรือเพื่อนร่วมงาน และท้ายที่สุดก็อาจจะต้องถูกออกจากงานได้
นอกจากที่กล่าวมาแล้ว สิ่งที่สำคัญมากอีกเรื่องเรื่องสำหรับเจ้านายมือใหม่ก็คือ การทำงานเป็นทีม รวมไปถึงการสร้างแรงบันดาลใจให้เกิดขึ้นสำหรับคนในหน่วยงาน โดยเริ่มต้นจากการมองเห็นความสำคัญของทุกคนที่อยู่ในหน่วยงานให้ได้ แม้ว่าในเบื้องต้นอาจจะมองว่าลูกน้องแต่ละคนมีปัญหาที่จะก่อให้เกิดความยุ่งยากในการบริหารบ้างก็ตาม แต่เมื่อเราก้าวเข้ามาในฐานะหัวหน้าคนใหม่แล้ว ย่อมจะทำให้เกิดเปลี่ยนแปลงบางอย่างที่ดีมากขึ้นได้ เราต้องมั่นใจในตัวของเราว่ามีความสามารถที่จะทำได้ แต่ถ้าพิจารณาแล้วว่าเราขาดทักษะอันใด เราก็ควรจะหาเวลาไปพัฒนาทักษะนั้นให้เกิดขึ้นในตัวเรา เพื่อที่จะใช้ในการทำงานในองค์กรต่อไป
ในบางครั้งเราอาจจะมองคนในหน่วยงานของเราในบางมุมเฉพาะที่เขาหันให้เราดู แต่ถ้าเราเป็นเจ้านายของเขา เราจำเป็นจะต้องรู้จักเขาในทุกแง่ทุกมุม เข้าใจจุดเด่น จุดด้อย และสิ่งพิเศษในตัวของเขา เพื่อที่จะเลือกมาใช้ในงานได้อย่างเหมาะสม เปรียบเหมือนผักตบชวาที่ลอยเป็นขยะอยู่ในแม่น้ำ แต่หากเรานำขึ้นมาจากน้ำแล้วตากแห้ง รูดให้เป็นเส้นใย เราย่อมสามารถใช้สานเป็นเครื่องใช้ที่มีราคาได้เช่นนั้น
สิ่งสำคัญต่อไปในการเป็นเจ้านายมือใหม่ที่มีประสิทธิภาพคือ การสร้างศรัทธาและความไว้วางใจให้กับลูกน้อง การสร้างศรัทธาสามารถทำได้โดยการวางตนเองอย่างเหมาะสม มีความน่าเชื่อถือ มีอุดมการณ์เพื่อองค์กร ไม่ใช่เพื่อผลประโยชน์ของตนเองและถือปฏิบัติอย่างนั้นจริง ๆ ไม่ใช่พูดอย่างเดียวแต่ไม่เคยแสดงให้คนอื่นเห็นจุดยืนนี้ของตน ในช่วงแรกลูกน้องหรือเพื่อนร่วมงานอาจจะยังไม่รับทราบว่าเราเป็นอย่างนั้น แต่ก็อย่าเพิ่งเสียกำลังใจไปนะครับ เพราะการสร้างศรัทธาให้คนอื่นนับถือในตัวเรา ต้องใช้เวลาและผลงานที่เกิดขึ้นเป็นตัวตัดสิน
สำหรับการสร้างไว้วางใจก็เช่นกัน เราสามารถสร้างให้เกิดขึ้นได้ โดยการมีสติระวังตน ทั้งกาย วาจา ใจ อย่างดี เราไม่ควรพูดอะไรโดยไม่คิด และควรคิดในทุกคำก่อนที่เราจะพูดออกไป เพราะคำพูดของคนที่เป็นหัวหน้าย่อมจะมีน้ำหนักมากกว่าคำพูดของคนทั่วไป เมื่อใดก็ตามที่เราพูดออกไป เราต้องคิดเสมอว่า คำพูดของเรานั้นจะต้องมั่นคงมากกว่าพันธะสัญญาใด ๆ ที่เขียนไว้ดีที่สุดแล้ว และเราจะรับผิดชอบในทุกสิ่งที่ออกจากปากของเรา เมื่อเราทำได้ดังนี้ เราอาจจะกลายเป็นคนที่พูดน้อย แต่คำพูดของเราจะกลายเป็นคำพูดที่ศักดิ์สิทธิ์ เพราะสิ่งที่เราพูดนั้นเป็นเรื่องจริงเสมอ
นอกจากนั้นในการพูดหรือการแจ้งข้อมูลข่าวสารใด ๆ ก็ตาม เราจะต้องเข้าใจว่า ในบางคนเขาควรจะได้ทราบข้อมูลนั้น แต่ในขณะเดียวกันบางคนก็ยังไม่ควรทราบในเวลานั้น เพราะอาจจะทำให้เกิดความเสียหายในการบริหารได้ และบางเรื่องถ้าคิดแล้วว่าพูดไปไม่ได้ประโยชน์ ก็ไม่จำเป็นต้องพูดก็ได้ เพราะคำพูดที่มากเกินไปย่อมจะทำให้ถ้อยคำนั้นไร้คุณค่า
การเป็นเจ้านายที่ดีนั้น จำเป็นต้องคิดอยู่เสมอว่าทุกคนที่อยู่ในองค์กรนั้น ยิ่งอยู่นานยิ่งมีคุณค่าเพิ่มมากขึ้น จากประสบการณ์การทำงานและความรู้ที่สะสม ดังนั้นหากเราปล่อยให้คนที่มีคุณค่าเหล่านี้ ทำงานเหมือนกับตอนที่รับเขาเข้ามาทำงานใหม่ๆ ย่อมจะเป็นการใช้ทรัพยากรที่ไม่คุ้มค่า เราต้องหางานที่ท้าทายและเหมาะสมกับความสามารถของคนที่เรามีอยู่ รวมไปถึงการสร้างหนทางในการประสบความสำเร็จในวิชาชีพหรือตำแหน่งหน้าที่ของเขาเหล่านั้น มีการวางแผนในการพัฒนาความก้าวหน้าในสายงานของเขาร่วมกัน โดยการคัดเลือกเขาไปอบรมพัฒนาทักษะความรู้ต่าง ๆ ที่จำเป็นในตำแหน่งที่เขารับผิดชอบ เพื่อให้เขาเห็นโอกาสของความก้าวหน้า เห็นอนาคต ทำให้เขาก็เกิดความมั่นใจ และพร้อมที่จะก้าวหน้าไปกับองค์กร
โดยปกติแล้วเวลาที่เราส่งลูกน้องไปฝึกอบรมตามแหล่งเรียนรู้ต่าง ๆ เรามักจะปล่อยเขาไปตามบุญตามกรรมเสียเป็นส่วนใหญ่ คือ หัวหน้าไม่เคยรู้ว่า เขาไปอบรมอะไรมา แล้วจะนำมาใช้ในการทำงานได้หรือไม่ ไม่มีการสร้างบรรยากาศในการให้คุณค่าและความสำคัญสำหรับคนที่ได้รับการคัดเลือกให้ไปอบรม ไม่มีการสร้างบรรยากาศของการสอนงานซึ่งกันและกัน สิ่งต่าง ๆ เหล่านี้ล้วนแล้วแต่ทำให้องค์กรของเราย่ำอยู่กับที่ ทั้งที่เรามีทรัพยากรที่ดีและพร้อมที่จะผลักดันองค์ให้อยู่ในแนวหน้า น่าเสียดายนะครับ
ดังนั้นตัวหัวหน้าเองต้องเป็นผู้นำในการสร้างความเปลี่ยนแปลงที่ดีนี้ให้เกิดขึ้นในองค์กรของเราให้ได้ เมื่อใดก็ตามที่มีการเชิญวิทยากรมาให้ความรู้ในหน่วยงานของเรา หัวหน้าควรต้องจัดเวลาในการมาฟังบรรยายร่วมกับลูกน้องบ้าง ไม่ควรปิดตัวเอง หรือคิดว่าเรื่องนี้เรารู้อยู่แล้ว การที่มีหัวหน้าเข้าไปนั่งฟังด้วยนี้ จะทำให้ลูกน้องเกิดความรู้สึกที่ดีว่า หัวหน้ามีความตั้งใจในการพัฒนาองค์กรจริง ๆ เอาใจใส่ลูกน้อง และที่สำคัญคือ หัวหน้าจะได้ทราบว่าลูกน้องได้เรียนรู้อะไรมา เพื่อที่จะได้ใช้เขาได้อย่างเต็มศักยภาพที่เขามี ไม่เช่นนั้นแล้วหัวหน้าอาจจะกลายเป็นคนที่เด๋อด๋า ไม่ทันต่อการเปลี่ยนแปลง และลูกน้องอาจจะดูถูกเอาได้ครับ คนที่เป็นหัวหน้าควรจะต้องเป็นทั้งหัวและเป็นทั้งหน้า คือมีความคิดสติปัญญา ความรู้ในเรื่องต่างๆ อย่างเพียงพอเสมือนกับเป็นหัว และเป็นตัวแทนที่ดีขององค์กรได้เสมือนกับหน้า ไม่ยากเลยนะครับถ้าเรามีความเต็มใจที่จะพัฒนาทั้งตนเองและองค์กรที่เรารัก
ในการทำงานในองค์กรนั้น สิ่งที่มักจะเกิดขึ้นเสมอคือ ความขัดแย้ง ซึ่งอาจจะเป็นความขัดแย้งของคนสองคน หรือกลุ่มสองกลุ่ม หรือมากกว่านั้น เมื่อมีความขัดแย้งเกิดขึ้น สิ่งที่เจ้านายมือใหม่มักจะคิดก็คือ ทำไมสิ่งนี้ต้องเกิดในสมัยของเราด้วย หากเราคิดอย่างนี้ยิ่งจะทำให้เรามีความรู้สึกที่แย่ลง ดังนั้นเราควรคิดใหม่อีกครั้งหนึ่งว่า ความขัดแย้งก็เหมือนถ่านไฟที่ลุกโชน มีทั้งคุณและมีทั้งโทษ ขึ้นอยู่ที่เราจะวางมันลงไป ถ้าเราวางถ่านไฟนี้ในเตา ก็ย่อมจะใช้ประโยชน์ในการหุงต้มอาหารได้ แต่ถ้าวางไว้ในตู้เสื้อผ้า ทุกอย่างคงวอดวาย
เจ้านายที่ฉลาดย่อมสามารถใช้ความขัดแย้งที่เกิดขึ้นในทางสร้างสรรค์ได้ เพราะความขัดแย้งในระดับที่เหมาะสมนั้นย่อมจะทำให้องค์กรมีชีวิตชีวา มีการทำงานที่รอบคอบมากยิ่งขึ้น ทำให้เกิดมุมมองใหม่ที่เราไม่เคยคิดมาก่อน และถ้าเราไม่ทำให้ความขัดแย้งนั้นเป็นเรื่องส่วนบุคคล แต่พูดให้ทุกคนรู้สึกว่าความคิดที่แตกต่างของแต่ละคนนั้นมีคุณค่า ไม่ทำให้ใครต้องตกอยู่ในภาวะสุนัขจนตรอกหรือแพะรับบาป และหัวหน้าสามารถชักจูงให้ทุกคนในทีมเกิดการยอมรับและหาข้อยุติในการแก้ปัญหาต่าง ๆ ได้ องค์กรนั้นย่อมจะสามารถไปถึงเป้าหมายที่ตั้งไว้ได้สำเร็จ
ความคิดที่ต่างกันนั้นส่วนหนึ่งเกิดจากแต่ละคนอาจจะใช้วิธีการคิดที่ต่างกัน หรือมีข้อมูลที่ไม่ตรงกัน จึงส่งผลให้เกิดการรับรู้ที่ต่างกัน นอกจากนั้นถ้าในองค์กรมีคนที่มีบุคลิกที่ต่างกันสุดขั้วก็ยิ่งจะทำให้เกิดความขัดแย้งขึ้นได้ง่ายยิ่งขึ้น คนที่เป็นหัวหน้าจึงต้องศึกษาเกี่ยวกับการวางระบบ การจัดทีมในการทำงานของแต่ละคนอย่างเหมาะสม เอาคนที่มีแนวโน้มจะไม่ถูกกันอยู่ห่าง ๆ กัน เอาคนที่ชอบกันให้ทำงานร่วมกัน เหมือนกับที่บ้านเราอาจจะน้ำมันที่ไวไฟ แต่ถ้าเราปิดขวดให้แน่นแล้วเก็บไว้ห่างจากเปลวไฟย่อมจะปลอดภัยแน่นอน
ทักษะสำคัญของการเป็นเจ้านายมือใหม่ที่ดีนั้น คือจะต้องเป็นคนช่างสังเกต เก็บข้อมูลต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานและคนในทีมให้มาก ต้องทำความเข้าใจในความเหมือนและความต่าง ต้องสามารถจัดวางคนและงานได้อย่างเหมาะสม และวางตนให้อยู่ตรงกลางให้ได้ มีความหนักแน่นและไม่มีอคติกับคนในหน่วยงาน ปฏิบัติต่อทุกคนอย่างเท่าเทียมกัน
นอกจากนี้ เมื่อหน่วยงานของเราเริ่มมีการทำงาน สิ่งสำคัญที่เราจะขาดไม่ได้ก็คือ การติดตามงาน ในบางครั้งเมื่อเราเพิ่งได้เป็นเจ้านายมือใหม่ เราอาจจะเข้าใจว่าเมื่อเราสั่งงานใครไปแล้วงานนั้นย่อมจะได้เหมือนกับที่เราสั่ง แต่ในความเป็นจริงมันอาจจะไม่ใช่อย่างนั้นก็ได้ เนื่องจากความบกพร่องในการติดต่อสื่อสาร อาจเป็นเพราะความไม่เข้าใจ หรือมีประสบการณ์ต่างกัน เลยทำให้เข้าใจกันไปคนละอย่าง ดังนั้นเมื่อเราจะสั่งงานใครก็ตาม เราควรจะมีการตรวจสอบความเข้าใจให้ตรงกันเสมอ และจะต้องแบ่งเวลาไว้ใช้ในการติดตามงานด้วย เพื่อให้งานนั้นออกมาอย่างสมบูรณ์และทันเวลา
หลักของการสั่งงานที่น่าสนใจสำหรับเจ้านายมือใหม่ที่จะเสนอให้ผู้อ่านได้ทดลองใช้มีดังนี้ครับ ก่อนที่จะสั่งงานใครก็ตามควรมีสติและมีขั้นตอนในการสั่งงาน ขั้นแรกเรียกว่าขั้นยิ้มรักทักทาย คือจะต้องยิ้มให้เขาและสังเกตว่าเขาอยู่ในสภาพที่พร้อมในการรับฟังเราหรือไม่ ถ้าเรายิ้มแล้วเขาไม่ยิ้มตอบ หรือแสดงให้เรารับรู้ว่าเขากำลังยุ่ง ก็อย่าได้เสียเวลาสั่งงานเขาในตอนนั้น เพราะสั่งไปเขาก็ไม่รับรู้ เช่น หัวหน้าบางคนเจอลูกน้องที่ในลิฟต์ อย่างไรเสียเขาก็หนีเราไปไหนไม่ได้ ก็เลยมอบหมายงานให้เสียเลย ซึ่งในเวลานั้นลูกน้องอาจจะกำลังคิดเรื่องอะไรค้างอยู่หรืออาจจะรีบไปทำธุระส่วนตัวที่สำคัญ เขาจึงไม่สามารถที่จะจำในสิ่งที่เรามอบหมายให้ได้ หากเราทักเขาแล้วเขายิ้มตอบ เราก็ใช้ขั้นที่สองต่อไปโดยการถามเขาว่า เขาพอมีเวลาในการรับฟังเราสักห้านาทีไหม หากเขาไม่ว่างก็ถามต่อไปว่า หากเป็นในวันนี้ พอจะมีเวลาช่วงไหนที่เราจะสามารถเข้าไปคุยได้บ้างเพื่อให้งานสามารถจะดำเนินการต่อไปได้ หากเขาพร้อมจะรับฟังแล้ว เราก็นำเข้าสู่ขั้นที่สาม คือ บอกรายละเอียดต่างๆ ของงาน เพื่อให้เขาเข้าใจ ต่อจากนั้นจึงเป็นขั้นที่สี่ซึ่งสำคัญที่สุดคือ ขั้นตรวจสอบความเข้าใจโดยใช้ความเป็นกัลยาณมิตร โดยถามเขาว่า พอจะทบทวนให้เราฟังได้ไหมว่ามีงานอะไรที่เราสั่งไปบ้าง เนื่องจากเราอยากจะตรวจสอบตัวเองว่าเราพลาดตรงไหนไปบ้างหรือไม่ คำพูดแบบนี้ในทางจิตวิทยาเรียกว่าการพูดแบบ I message จะทำให้ผู้ฟังสบายใจที่จะตอบ เพราะไม่รู้สึกว่าถูกจับผิด สุดท้ายคือขั้นที่ห้าซึ่งเป็นขั้นตอนสุดท้ายคือ ขั้นสรุปวันเวลาที่งานเสร็จเพื่อที่เราจะสามารถมารับงานได้
การเป็นเจ้านายมือใหม่ไม่ใช่เรื่องยาก เพียงแต่เราจะต้องรู้จักคิด รู้จักพูดและรู้จักที่จะหยุดพูด คำพูดและการกระทำของหัวหน้าจะเป็นตัวสร้างความศรัทธาและความไว้วางใจให้กับลูกน้องทุกคน
ภาพประกอบจาก https://cdn.pixabay.com/
บทความจากสารคดีทางวิทยุรายการจิตวิทยาเพื่อคุณ – วิทยุจุฬาฯ FM 101.5 MHz
โดย ผู้ช่วยศาสตราจารย์ชูพงศ์ ปัญจมะวัต
Faculty of Psychology, Chulalongkorn University
